É uma das minhas ferramentas favoritas, e ela pode ser usada tanto na seu trabalho como na sua casa. Pode ser usado para algo enorme, ou para algo pequeno. Pode ser usado em uma empresa, em tudo, ou pode ser usada na sua mesa de trabalho.

O nome “5S” vem do que ele significa. São cinco palavras em japonês que começam com a letra “s”. Como aqui o intuito é te explicar de forma crua, fica a seu critério pesquisar caso queira se aprofundar mais. Basicamente os cinco tópicos são: Utilização, Ordem, Limpeza, Padronização e Autodisciplina.

Vamos por partes:

Ordem: organizar tudo em seu lugar. Ter lugares definidos para cada coisa, pra não perder tempo procurando por ela. Um exemplo: se você tem uma caixa de ferramentas, não deve guardar um alicate numa gaveta da cozinha.

Limpeza: esse não tem muito o que explicar. É gostoso demais estar em um ambiente limpo. Você rende mais e se sente mais animado pra produzir. Imagine trabalhar em uma mesa limpa, organizada. Agora imagine uma mesa suja, cheia de pó, e o seu lixeiro transbordando. E suas canetas jogadas, e seu post it perdido no meio disso. Uma coisa que eu sempre faço quando estou travada tanto nos estudos como no trabalho, é que eu paro e começo a organizar o ambiente. Experimente fazer isso quando estiver com alguma dificuldade em manter o foco. Vai perceber que não terá tantas distrações e o foco irá fluir.

Utilização: esse tópico é um dos mais difíceis pra mim. Quem tem o costume de acumular algumas coisas, vai entender o meu lado. Agora a sua missão é cultivar um ambiente útil. Como assim? Sabe aquele monte de rascunho rabiscado que você deixa jogado na mesa? Lixo. Sabe aquela vela de aniversário que você guardou porque “vai que precisa”? Lixo. Sabe aquele sapato que soltou parte da sola, mas você deixa guardadinho porque “vai que você resolve arrumar”? Lixo. Claro que se você tem algo que pode ser útil pra alguém, como roupas em bom estado que não te servem mais, você sempre pode doar. A questão aqui não é o desperdício, e sim otimizar o seu tempo pra você não passar tempo procurando algo, pra você ter espaço pras coisas que realmente são importantes.

Eu, por exemplo, costumo acumular muita roupa que não me serve. Aí quando preciso de uma camiseta, por exemplo, o meu guarda-roupa acaba ficando muito bagunçado porque tem roupa que serve, e roupa que não serve. Isso gera desorganização e retrabalho, porque tenho que dobrar algumas peças de novo.

Padronização: esse é fácil demais de explicar. Quando você padroniza, você aumenta teu desempenho e reduz chance de falhas. Um exemplo que posso te dar é na questão de um treinamento de trabalho. Você tem um novo emprego, e um dos seus colegas te ensina a fazer as atividades A, B, C, D e E. Você ainda está aprendendo, e como fica na dúvida, pode consultar algum colega pra ajudar. Esse seu colega te ensina a fazer a atividade B, A, D, C e E. Você termina sua atividade, e momentos depois teu chefe te dá um feedback negativo porque você deixou de fazer uma atividade. Como cada colega lhe ensinou de uma forma diferente, sem padronização, em uma das execuções, você esqueceu a atividade C. Um exemplo em casa? Esse tem a ver com o tópico de Ordem. Se você tem um colega de casa, e ambos participam da limpeza e organização, se vocês não definirem aonde fica o que, vocês vão passar um bom tempo procurando as coisas. Um guarda as tigelas com as panelas, outro guarda com os pratos. Cria-se até uma discussão se não for resolvido.

Autodisciplina: é a cola que une os demais. Não adianta limpeza, ordem, utilização e padronização se você não mantém. Não adianta organizar uma vez no ano, nem padronizar só de vez em quando. Você precisa assumir a responsabilidade e criar o hábito de manter todos os “sensos”.
Muito obrigada pra quem leu até aqui. Peço desculpa pelo tamanho do texto, mas acho importante explicar de forma didática, pra que todos consigam entender com clareza.

E aí, vamos tentar o 5S?

Texto: Beatriz Romanhuk
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